Normativa de control horario en España
El registro de jornada es obligatorio desde 2019. La nueva ley endurece los requisitos técnicos, establece el fichaje digital como único formato válido y eleva las sanciones. Actuar antes de su publicación en el BOE es la forma más eficiente de evitar riesgos.
Este contenido tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico profesional. La normativa puede cambiar y debe revisarse según las circunstancias concretas de cada empresa.
Estado actual del control horario en España
El registro de jornada laboral es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019, fecha en que entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019. Esta norma modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y estableció que todas las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada de cada trabajador, con independencia de su categoría profesional, tipo de contrato o modalidad de trabajo.
El sistema debe recoger la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona. El registro ha de realizarse día a día, conservarse durante cuatro años y estar disponible en cualquier momento para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
20,19 M €
Sanciones por registro de jornada y horas extra no remuneradas en 2024
Según la Memoria Anual de la ITSS, un 8,8 % más que el año anterior.
Qué empresas están obligadas
La obligación aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, con independencia de su tamaño o sector. En el momento en que un autónomo contrata a su primer trabajador, la obligación del registro de jornada aplica en su totalidad.
Excepciones al registro horario
Están exentos los trabajadores con régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo pactado y determinadas relaciones laborales de carácter especial: personal de alta dirección, empleados del hogar familiar, deportistas profesionales, artistas en espectáculos públicos, penados en instituciones penitenciarias y abogados en despachos individuales o colectivos. Los autónomos sin empleados a su cargo también están exentos.
6 claves de la nueva ley de fichaje digital
La nueva ley de control horario lleva en tramitación desde septiembre de 2025. El Consejo de Ministros aprobó la vía de urgencia para el registro horario digital, desvinculándolo de la reducción de jornada. El Gobierno ha confirmado que trabaja para aprobarlo durante 2026. Cuando se publique en el BOE, las empresas dispondrán de solo 20 días para adaptarse.
Fichaje exclusivamente digital
El registro de jornada debe realizarse mediante sistemas digitales. El papel y el Excel quedan expresamente prohibidos como métodos válidos. Cada trabajador debe realizar su propio fichaje de forma personal y directa, inmediatamente al inicio y al final de cada jornada. La empresa no puede condicionar ni modificar ese registro. Esta obligación aplica a todas las modalidades de trabajo: presencial, teletrabajo y trabajo en movilidad.
Sistemas de fichaje válidos
La nueva ley admite varios métodos siempre que sean digitales, identifiquen inequívocamente al trabajador y generen un sellado temporal inalterable:
- App móvil: permite fichar desde cualquier smartphone, con o sin conexión.
- QR y NFC: el trabajador escanea un código o acerca su dispositivo a un lector físico.
- Kiosco o terminal físico: dispositivo fijo en el centro de trabajo con PIN o tarjeta.
- PIN y acceso web: mediante credenciales desde cualquier navegador.
- Fichaje offline: el sistema registra sin conexión y sincroniza al recuperar red.
- WhatsApp, Telegram, email y teléfono: métodos de registro remoto con trazabilidad garantizada.
Registro completo: entrada, pausas y salida
La nueva ley va más allá del registro de entrada y salida. El sistema debe registrar también las pausas y descansos que interrumpen la jornada, reflejando el tiempo de trabajo efectivo. Cualquier interrupción computable debe quedar registrada: pausa para comer, descanso intermedio o cualquier otra pausa que el convenio o contrato considere tiempo no trabajado. El registro debe producirse en el momento exacto, no de forma retroactiva.
Inmutabilidad y trazabilidad del registro
Los registros de jornada deben ser inalterables: ningún dato puede modificarse sin dejar constancia de quién realizó el cambio, cuándo y por qué motivo. Cuando sea necesario corregir un registro, el sistema debe conservar el dato original junto con la modificación. La Inspección de Trabajo puede requerir ese historial en cualquier momento. Los registros deben conservarse durante un mínimo de cuatro años, en formato digital, y ser accesibles para trabajadores, representantes e Inspección.
Acceso remoto de la Inspección de Trabajo
El sistema de registro debe permitir el acceso de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en cualquier momento y de forma inmediata, tanto de manera remota como presencial en los centros de trabajo. El software debe estar técnicamente preparado para ese acceso desde el momento en que la ley entre en vigor. Un sistema que requiere exportación manual o preparación previa no cumple con este requisito.
Desconexión digital
La nueva ley regula expresamente el derecho a la desconexión digital. La empresa tiene la obligación de garantizar que ningún trabajador reciba comunicaciones laborales fuera de su jornada establecida, salvo en situaciones de emergencia definidas en el protocolo interno. Esto implica mecanismos técnicos como el bloqueo automático del acceso a correo y herramientas corporativas fuera de la jornada.
Normativa vigente vs. nueva normativa
La nueva ley amplía los requisitos técnicos del registro vigente desde 2019. Estos son los cambios principales:
| Área | Normativa actualRDL 8/2019 | Nueva leyFichaje digital |
|---|---|---|
| Formato | Papel, Excel o digital válidos | Exclusivamente digital |
| Qué se registra | Hora de inicio y fin | Inicio, fin, pausas y descansos con hora y minuto |
| Jornada y modalidad | Sin requisito específico | Obligatorio identificar jornada completa/parcial y modalidad presencial/teletrabajo |
| Horas extra | Registro obligatorio | Registro con indicación de si se compensan o retribuyen |
| Identificación | Sin requisito técnico | Identificación inequívoca obligatoria en cada asiento |
| Modificaciones | Sin requisitos | Solo con autorización de empresa y trabajador. Huella indeleble de autoría, fecha y motivo |
| Acceso trabajadores | A disposición | Consulta y copia de forma inmediata |
| Acceso Inspección | A disposición cuando se requiere | Acceso remoto e inmediato en cualquier momento |
| Protocolo interno | Por negociación colectiva o acuerdo | Protocolo interno obligatorio con procedimiento, información y evaluación periódica |
| Formación | Sin obligación | Obligatoria para todos los trabajadores |
- Normativa actual
- Papel, Excel o digital válidos
- Nueva ley
- Exclusivamente digital
- Normativa actual
- Hora de inicio y fin
- Nueva ley
- Inicio, fin, pausas y descansos con hora y minuto
- Normativa actual
- Sin requisito específico
- Nueva ley
- Obligatorio identificar jornada completa/parcial y modalidad presencial/teletrabajo
- Normativa actual
- Registro obligatorio
- Nueva ley
- Registro con indicación de si se compensan o retribuyen
- Normativa actual
- Sin requisito técnico
- Nueva ley
- Identificación inequívoca obligatoria en cada asiento
- Normativa actual
- Sin requisitos
- Nueva ley
- Solo con autorización de empresa y trabajador. Huella indeleble de autoría, fecha y motivo
- Normativa actual
- A disposición
- Nueva ley
- Consulta y copia de forma inmediata
- Normativa actual
- A disposición cuando se requiere
- Nueva ley
- Acceso remoto e inmediato en cualquier momento
- Normativa actual
- Por negociación colectiva o acuerdo
- Nueva ley
- Protocolo interno obligatorio con procedimiento, información y evaluación periódica
- Normativa actual
- Sin obligación
- Nueva ley
- Obligatoria para todos los trabajadores
Conservación y acceso a los registros
Conservación
- Mínimo de cuatro años en formato digital.
- Debe conservarse el dato original junto con cualquier modificación.
- Accesible para trabajadores, representantes e Inspección.
Acceso de Inspección
- Acceso remoto e inmediato en cualquier momento.
- También de forma presencial en los centros de trabajo.
- El software debe estar preparado desde la entrada en vigor.
Qué debe registrar la empresa
Más allá de la entrada y la salida, el sistema debe reflejar el tiempo de trabajo efectivo, registrando las pausas en el momento exacto, no de forma retroactiva.
- Inicio y fin de la jornada, con hora y minuto.
- Pausas y descansos computables (p. ej. comida).
- Identificación inequívoca del trabajador en cada asiento.
- Fichaje offline que sincroniza al recuperar red.
- Modalidad: presencial, teletrabajo o movilidad.
- Trazabilidad de cualquier corrección (quién, cuándo, por qué).
Riesgos y sanciones por incumplimiento
El incumplimiento está tipificado en los artículos 6, 7 y 8 de la LISOS. Las sanciones se gradúan según el número de trabajadores afectados, la intencionalidad y la reincidencia.
70 – 750 €
Errores formales o documentales aislados
751 – 7.500 €
Ausencia de registro, registros incompletos o sistemas sin trazabilidad
7.501 – 225.018 €
Falsificación de datos, manipulación deliberada u obstrucción a la Inspección
Cifras orientativas según la graduación de la infracción. Consulta siempre la normativa vigente para tu caso concreto.
¿Cómo preparar tu empresa?
Cuando la nueva ley se publique en el BOE, las empresas dispondrán de solo 20 días para adaptarse. Ese plazo es insuficiente para una transición completa y ordenada. Las empresas que actúen antes tienen margen para auditar, configurar y formar a su plantilla sin presión de fecha.
- 1Audita tu sistema actual: si hoy usas papel, Excel o un software sin trazabilidad, necesitarás cambiarlo.
- 2Elige un sistema de fichaje digital que garantice fichaje personal e inmediato, registro de pausas, inmutabilidad de los datos y acceso remoto para Inspección.
- 3Define un protocolo interno que documente el procedimiento de asientos, la información a recoger y un sistema de evaluación periódica.
- 4Forma a tu plantilla en el uso del nuevo sistema antes de la entrada en vigor.
- 5Conserva los registros durante al menos cuatro años en formato digital.
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Funcionalidades reales de la plataforma que facilitan la organización y conservación del registro horario:
- Registro de entradas y salidas mediante fichaje digital.
- Gestión de incidencias y correcciones con trazabilidad.
- Historial conservado en formato digital.
- Informes y exportación de datos.
- Acceso por roles para trabajadores, responsables e Inspección.
- Control por centros o equipos.
- Acceso desde distintos dispositivos.
Preguntas frecuentes
En subcontratación, la empresa subcontratista debe garantizar que sus trabajadores puedan registrar su jornada en el centro de trabajo de la empresa principal. En empresas de trabajo temporal, la obligación recae sobre la empresa usuaria, no sobre la ETT.
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